alternatif pemecahan masalah

3.1     Alternatif Pemecahan Masalah

3.4.1                       Analisa Kebutuhan Sistem

             Dengan berdasarkan analisa permasalahan diatas maka akan dirancang sebuah sistem yang akan membantu mengatasi permasalahan yang ada, dengan aplikasi Sistem Informasi berbasis web memudahkan dalam mengelola laporan data mahasiswa baru.

Sistem bekerja pada sebuah web server yang dapat diakses melalui jaringan internet, oleh karena itu sistem dapat dijalankan secara Multiuser dan dapat diakses oleh banyak pengguna dari tempat yang berbeda secara bersamaan. Sistem juga di rancang multi hak akses untuk membedakan kewenangan setiap pengguna atas data sistem. Berikut adalah kewenangan setiap user  atas perangkat lunak :

a.          Administrator

Administrator adalah orang yang mengerti pengoprasian sistem dan bertanggung jawab atas pemeliharan sistem. Administrator adalah orang yang memiliki kewenangan untuk melakukan :

No.	Menu	Kewenangan/Hak akses
1.	Pendaftaran	§  Input, ubah, hapus, cetak data calon mahasiswa.
2.	Soal Seleksi	§  Input, ubah, hapus dan cetak soal seleksi
3.	Pengumuman Seleksi	§  Input, ubah, hapus dan cetak laporan hasil seleksi
4.	Info Biaya Kuliah	§  Update  info biaya kuliah per periode
5.	Info News	§  Update berita terbaru AWM
6.	Testimony	§  Input, ubah dan hapus testimony tentang AWM
5.	Data Admin	§  Input, ubah dan hapus Data Admin

b.         Calon mahasiswa

Calon mahasiswa adalah target utama dari sistem ini, mereka memiliki wewenang penuh kecuali masuk ke halaman admin, berikut adalah kewenangan seorang tamu / calon mahasiswa atas sistem :

No.	Menu	Kewenangan/Hak akses
1.	Login user	§  Mengisi data username dan password
2.	Pendaftaran	§  Mengisi Form Pendaftaran mahasiswa baru
3.	Soal Seleksi	§  Menjawab Soal Seleksi dengan waktu yang sudah ditentukan
3.	Hasil Seleksi	§  Melihat Hasil Seleksi
4.	Informasi	§  Melihat Informasi profil AWM, Keunggulan AWM, Prestasi AWM, Galeri AWM, Kontak AWM, Galeri, Testimony, Persyaratan Pendaftaran AWM.
5.	Info Biaya Kuliah	§  Melihat informasi biaya kuliah

analisa sistem berjalan

3.1        Analisa Sistem yang Berjalan

Prosedur penerimaan mahasiswa baru yang berjalan saat ini masih mengandalkan tenaga panitia PMB sepenuhnya, adapun prosedurnya seperti berikut :

1.      Panitia PMB melayani dengan ramah calon mahasiswa yang mendaftar serta mengarahkan cara pengisian formulir pendaftaran.

2.      Menginformasikan tanggal seleksi kepada calon mahasiswa.

3.      Mengumumkan hasil seleksi dan jika lolos seleksi memberikan informasi mengenai registrasi ulang dan persyaratan yang harus di serahkan.

4.      Menyalin data calon mahasiswa ke dalam aplikasi Microsoft Excel.

5.      Melakukan pengarsipan data mahasiswa baru dan membuat laporan.

Gambaram sistem yang berjalan dapat dilihat dari activity diagram dibawah ini :

Gambar 3. 2 Activity Diagram Sistem Berjalan

BAB I

BAB I
PENDAHULUAN

1.1             Latar Belakang

Perguruan tinggi adalah sebuah institusi pendidikan tingkat tinggi dalam penyelenggaraan pendidikan. Saat ini perguruan tinggi bukanlah hal yang istimewa lagi di kalangan masyarakat, masyarakat sudah berfikir maju untuk melanjutkan pendidikanya hingga perguruan tinggi. Hal itu di karenakan proses moderenisasi dan untuk  jenjang masa depan yang lebih baik. Tahapan yang harus dilalui untuk masuk perguruan tinggi adalah  melewati tahap penerimaan mahasiswa baru.

Kegiatan penerimaan mahasiswa baru bertujuan untuk menjaring calon mahasiswa dengan mengikuti persyaratan yang ditetapkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan (Nasional, 2010). Apabila calon mahasiswa telah mengikuti persayaratan yang ditentukan dan lolos seleksi maka mereka dinyatakan sebagai mahasiswa baru.

Pada saat penerimaan mahasiswa baru di AMIK Wahana Mandiri panitia penerimaan mahasiswa baru  di sibukan  dalam pengimputan laporan data calon mahasiswa yang masih menggunakana aplikasi microsoft excel, sedangkan formulir dan persyaratan yang telah diserahkan oleh calon mahasiswa  disimpan di dalam lemari arsip PMB. Akibatnya sistem tersebut di anggap kurang maksimal karena pengolahan data yang kurang efektif.

Dengan adanya permasalahan di atas, maka penulis mencoba memberikan solusi untuk membantu dalam proses penerimaan mahasiswa baru di AMIK Wahana Mandiri dengan suatu rancangan sistem informasi berbasis web dengan jaringan internet atau online. Sistem ini akan di implementasikan oleh penulis dalam penyusunan tugas akhir. Adapun judul tugas akhir yang akan diambil adalah “SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU PADA AMIK WAHANA MANDIRI BERBASIS WEB SECARA ONLINE”.  

1.2             Rumusan Masalah

Berdasarkan  analisa yang penulis lakukan dapat di identifikasi berbagai macam pemasalahan yang timbul dalam pengelolaan penerimaan mahasiswa baru. Berikut adalah permasalahan-permasalahan yang timbul dan dijadikan sebagai rumusan masalah, antara lain:

a.       Apa manfaat mengimplementasikan sistem informasi berbasis web secara online?

b.      Apabila sistem informasi berbasis web secara online dapat diaplikasikan, apakah layanan penerimaan mahasiswa baru dapat dilakukan secara maksimal?

1.3             Ruang Lingkup

Dalam penulisan ilmiah ini, Penulis membatasi masalah pada pembuatan sistem pengolahan data AMIK Wahana Mandiri hanya berhubungan dengan penerimaan mahasiswa  baru yang meliputi:

a.        Kegiatan pendaftaran mahasiswa baru secara online

b.       Ujian seleksi PMB online

c.        Laporan data mahasiswa baru berdasakan wilayah, agama, jenis kelamin, asal sekolah, tahun lulus dan hasil ujian seleksi.

d.      Aplikasi dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman PHP

e.       Database dibentuk dengan menggunakan MySQL

f.       Aplikasi pendukung untuk interface Macromedia Dreamweaver 8 dan Adobe Photoshop CS3.

1.4             Tujuan dan Manfaat

1.4.1        Tujuan

Berkaitan dengan uraian di atas, maka tujuan yang ingin dicapai penulis adalah:

a.       Tujuan Oprasional, yaitu untuk menganalisa sistem yang berjalan dan mendapatkan informasi yang akurat dan nyata tentang jalannya sistem informasi penerimaan mahasiswa baru yang ada pada AMIK Wahana Mandiri.

b.      Tujuan fungsional, yaitu mengetahui sistem informasi penerimaan mahasiswa baru yang sesuai di kembangkan pada AMIK Wahana Mandiri, serta diharapkan hasil dari penelitian ini dapat dimanfaatkan oleh AMIK Wahana Mandiri sebagai pengetahuan maupun sebagai dasar untuk mengambil langkah suatu kebijaksanaan untuk mengembangkan sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada AMIK Wahana Madiri agar lebih efektif dan efisien.

c.       Tujuan individual, yaitu agar penulis mendapatkan pengalaman secara factual di lapangan sebagai wahana terbentuknya tenaga yang professional, yaitu tenaga yang memiliki seperangkat pengetahuan, keterampilan nilai dan sikap yang diperlukan.

1.4.2        Manfaat

Beberapa manfaat dalam penelitian ini, antara lain:

1. Memberikan alternatif bagi panitia PMB untuk mengimplementasi aplikasi sistem informasi berbasis web secara online. Jika tercapai diharapkan calon mahasiswa yang mendaftar menjadi meningkat.
2. Meningkatkan kinerja panitia penerimaan mahasiswa baru dengan memudahkan dalam pengimputan, pengeditan dan pencarian data dan lebih terjaminnya keamanan data itu sendiri.

1.5             Metode Penelitian

1.5.1        Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

a.       Metode Wawancara

Pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi penerimaan mahasiswa baru langsung dari sumbernya. Wawancara yang dilakukan secara lisan dan pertemuan tatap muka untuk menghimpun data yang belum tercukupi dari sistem. 

b.      Metode Obervasi

Metode observasi juga dilakukan untuk melengkapi data yang dibutuhkan. Observasi dilakukan dengan mengamati dan melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan.

c.       Metode Studi Pustaka

Metode study kepustakaan dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dilakukan dengan mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan, referensi dapat diperoleh dari buku-buku atau internet.

1.5.2        Sumber Data

Sumber-sumber data yang dibutuhkan dalam hubungannya dengan pengumpulan data dikelompokkan menjadi:

a.       Sumber Data Primer

Diperoleh dari narasumber-narasumber yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini adalah stake holder dan staf dari bagian BAAK.

b.      Sumber Data Sekunder

Diperoleh dari buku-buku literatur, jurnal ilmiah, thesis, dan sebagainya yang memuat informasi-informasi yang diperlukan dalam penyusunan Tugas Akhir.

1.6             Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam pemahaman materi, maka penulisan Tugas Akhir ini, disusun dalam 5 (lima)  bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

Bab I   : PENDAHULUAN

Bab ini menjelasakan tentang: latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II  : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Sistem   Informasi, Analisa Terstruktur, Perancangan  terstruktur, Sistem Basis Data dan Teori-teori Pendukung Judul.

Bab III            : ANALISA SISTEM

Berisi tentang sejarah AMIK Wahana Mandiri, Struktur Organisasi, Wewenang dan tanggung jawab Organisasi dan Analisa sistem berjalan serta Analisis kebutuhan perangkat keras dan perngkat lunak

Bab IV            : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini membahas tentang implementasi dan pengujian sistem, berisi tampilan-tampilan setelah sistem berjalan, tampilan-tampilan ini ditampilkan  dalam bentuk gambar.

Bab V  : PENUTUP

Berisikan kesimpulan yang ditarik dari keseluruhan dan saran-saran yang dianggap penting dan bermanfaat untuk penulisan Tugas Akhir ini.

bab 1

BAB III

BAB III

3.1        Gambaran Umum AMIK Wahana Mandiri

3.1.1                       Sejarah Singkat

Pendirian Akademik Manajemen Informatika dan Komputer ( AMIK ) Wahana Mandiri atau disingkat dengan nama AMIK Wahana Mandiri, tidak terlepas dari keberadaan Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo atau disingkat dengan nama Yayasan Boe Sas. Yayasan Boe Sas adalah suatu badan yang bergerak dibidang sosial dan pendidikan. Didalam bidang pendidikan, para pendiri yayasan yang didasari oleh kesadaran ingin berperan aktif menunjang program pemerintah dalam usaha mencerdaskan bangsa. Sebagai sisi dari mata uang yang tak terpisahkan, yayasan ini juga berdampingan dengan sebuah grup usaha yang bernama Boedihardjo Group (BG). Sebagai sebuah grup usaha, Boedihardjo group merangkum beberapa kegiatan usaha yang terutama bergerak di bidang transportasi. Beberapa dari usaha transportasi antara lain adalah PT Deraya Air Service, PT Jemla ferry,PT.Derazona Air Charter, dan lain–lain beserta anak perusahaan dan cabang-cabangnya.

Yayasan BoeSas didirikan di Jakarta pada tanggal 18 September 1987 dihadapan notaris Sri Rahayu, No. 40. Yayasan ini juga telah terdaftar pada kantor Pengadilan Negeri Jakarta Pusat No. 319/1987, pada tanggal 10 Desember 1987.

Kegiatan sosial yang dilakukan oleh Yayasan BoeSas antara lain adalah pemberian beasiswa prestasi kepada para siswa SD, SLTP dan SMU. Selain itu yayasan juga aktif dalam memberikan bantuan gizi kepada para balita tak mampu dibawah koordinasi Pos Yandu, kadang kala yayasan juga mengadakan khitanan masal bagi masyarakat disekitar kantor sekretariat sejak tahun 1989, yayasan memulai dengan kegiatan dibidang pendidikan, dengan mendirikan sebuah Taman kanak-kanak Islam Al Birru. Kegiatan ini kemudian diikuti lagi dengan pendirian Taman Pendidikan Al Qur’an pada tahun 1991.                                                         

Kegiatan pendidikan ini bertambah dengan didirikannya sebuah Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) yang bernama LPK Informatics Wahana Mandiri, pada tahun 1997. setelah LPK ini berjalan kira-kira 3 tahun, maka tercetuslah prakarsa pendirian sebuah Akademi, sebagai suatu keinginan untuk meningkatkan kemampuan kelembagaan LPK Informatics Wahana Mandiri.

Pelaksanaan dari prakarsa tersebut adalah dibentuknya Organisasi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri, berikut para personelnya. Organisasi ini bersama-sama dengan para pelaksanaan dari Yayasan BoeSas, yang akan menyelenggarakan pendirian akademi, selanjutnya disebut dengan penyelenggaraan AMIK Wahana Mandiri.

Kegiatan AMIK Wahana Mandiri direncanakan menempati sebuah kampus yang telah dipersiapkan, terletak di Jalan Cabe Raya No. 51, Kecamatan Pamulang, Kabupaten Tanggerang, Propinsi Banten. Gedung beserta tanahnya adalah sepenuhnya milik Yayasan BoeSas. Demikianlah asal muasal mengapa akademi ini didirikan dengan nama AMIK Wahana Mandiri, yang merupakan peningkatan kemampuan kelembagaan dari LPK Informatics Wahana Mandiri.

3.1.2                       Wewenang dan Tanggung  Jawab

1               Menyusun laporan evaluasi perkembangan mahasiswa setiap awal dan akhir semester;

2               Membantu Ka. Prodi menyusun laporan evaluasi semesteran;

3               Menyerahkan setiap nilai rekapitulasi yang sudah ditandatangani direktur kepada PUDIR I;

4               Mengelola sistem dan strategi proses penerimaan mahasiswa;

5               Mengelola kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan kegiatan wisuda;

6               Bertanggung jawab dengan penuh kejujuran pada nilai mahasiswa (transkip nilai, daftar nilai, KHS);

7               Mengumpulkan GBPP dan SAP dari dosen persemester dan menyerahkannya kepada PUDIR I untuk divalidasi;

8               Membuat pengumuman berkenaan dengan pelaksanaan perkuliahan (Perubahan, kuliah tambahan, ketidakhadiran);

9               Melayani mahasiswa dan membuat surat keterangan kuliah, surat lulus sementara dan surat cuti;

10           Melayani mahasiswa untuk administrasi PKL dan TA;

11           Melayani mahasiswa pindahan, cuti, dan melanjutkan perkuliahan;

12           Mempersiapkan data untuk pembuatan KTM(Kartu Rencana Mahasiswa) dan NIM;

13           Merekap absensi dosen dan mahasiswa perbulan;

14           Membuat dan mencetak absen dosen dan mahasiswa;

15           Mengabsen dosen pagi, malam, pagi/malam(shift), dan infal atau tambahan;

16           Membantu Ka. Prodi untuk mencetak jadwal perkuliahan teori dan praktek, pengumuman nilai akademik dan kalender akademik;

17           Melayani keperluan dosen mengajar, seperti : spidol, isi tinta, absen dosen, absen mahasiswa teori dan praktek, penghapus, ketersediaan OHP & LCD Projector, dll;

18           Mengelola administrasi registrasi mahasiswa;

19           Mengelola administrasi legislasi akademik dan evaluasi akademik;

20           Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan dengan akademik;

21           Mengkoordinasikan pelaksanaan wisuda;

22           Berperan aktif dalam pelaksanaan rencana strategis Amik Wahana Mandiri;

23           Menyelenggarakan UTS, UAS, ujian Semester Pendek, Ujian Sidang Pra Tugas Akhir/KKP/Tugas Akhir maupun Ujian Saring Masuk;

24           Mengkoordinasi pembuatan ijazah;

25           Mengkoordinasikan pembuatan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa);

26           Mengkoordinasikan arsip seluruh data mahasiswa;

27           Menyerahkan setiap nilai Kartu Hasil studi (KHS) dan transkrip nilai yang sudah ditandatangani Direktur dan PUDIR I;

28           Menghadiri rapat dan pertemuan yang secara periodik diselenggarakan pimpinan langsung baik secara terpisa maupun dalam rangka koordinasi dengan unit kerja lain;

29           Mengimplementasikan sistem manajemen mutu di biro akademik dan kemahasiswaan;

30           Menyusun rencana kegiatan dan anggaran biro akademik dan kemahasiswaan berbasis kinerja;

31           Menghadiri rapat dan pertemuan secara periodic diselenggarakan oleh pimpinan langsung bak secara terpisah maupun dalam rangka koordinasi dengan unit kerja lain;

32           Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan;

33           Membuat laporan bulanan dan tahunan.